Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad
Grupo821 SAS
Última actualización: 29 de abril de 2026
Vigencia: A partir de su publicación en https://www.grupo821.com/privacidad
---
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
Razón social: Grupo821 SAS
NIT: 901.805.099-2
Domicilio: Calle 42 #63A-198 Apto 803, Colombia
Representante Legal: Juan Sebastián Navarro Roldán
Correo electrónico de contacto para temas de privacidad: proyectos@grupo821.com
Sitio web: https://www.grupo821.com
---
2. Objeto y Alcance
Grupo821 SAS (en adelante, "Grupo821") es una empresa colombiana especializada en el
desarrollo y operación de soluciones de Inteligencia Artificial conversacional para
crecimiento comercial, comercializadas bajo la plataforma "Growth One" y la metodología
"Growth Architect".
Esta política regula el tratamiento de los datos personales de:
• Usuarios finales que interactúan con los agentes de IA de Grupo821 a través de WhatsApp
Business, sitio web, redes sociales y otros canales digitales operados por Grupo821 en
nombre de sus clientes corporativos.
• Visitantes del sitio web https://www.grupo821.com.
• Prospectos, clientes y aliados comerciales de Grupo821.
• Cualquier persona natural cuya información sea recopilada, almacenada, procesada,
usada o transferida por Grupo821 en el desarrollo de sus actividades.
---
3. Marco Legal
Esta política se fundamenta en:
• Constitución Política de Colombia, Artículo 15.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
• Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Demás normas concordantes y políticas internacionales aplicables, incluido el
Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) cuando aplique a usuarios extranjeros.
---
4. Datos Personales que Recolectamos
Grupo821 puede recolectar las siguientes categorías de datos personales en el desarrollo
de sus servicios:
4.1 Datos de identificación
• Nombre completo
• Número de teléfono
• Correo electrónico
4.2 Datos de localización general
• Ciudad, barrio o departamento
• Dirección (cuando el titular la suministra voluntariamente)
4.3 Datos comerciales
• Producto o servicio de interés
• Necesidades, preferencias y requerimientos del proyecto
• Especificaciones técnicas (medidas, materiales, alcance)
• Histórico de cotizaciones e interacciones
• Estado del proceso comercial
4.4 Datos conversacionales
• Mensajes intercambiados con los agentes de IA a través de WhatsApp y otros canales
• Audios, imágenes, documentos o archivos que el titular voluntariamente comparta
• Metadatos asociados (fecha, hora, canal, origen del contacto)
4.5 Datos técnicos
• Identificadores de WhatsApp (wa_id), token de sesión, dispositivo, IP origen
• Origen del anuncio publicitario que motivó el contacto, cuando aplica
---
5. Finalidades del Tratamiento
Grupo821 trata los datos personales con las siguientes finalidades:
1. Atender, gestionar y dar respuesta a las solicitudes comerciales realizadas a través
de los agentes de IA y demás canales operados por Grupo821 en nombre de sus clientes
corporativos.
2. Generar cotizaciones, asesorías y propuestas comerciales personalizadas.
3. Calificar y clasificar prospectos comerciales (lead scoring) para optimizar la atención.
4. Transferir la información recolectada al cliente corporativo de Grupo821 al que
corresponde la conversación, quien actúa como responsable final del cierre de la
venta y la relación comercial post-conversión, conforme a los acuerdos contractuales
suscritos.
5. Mejorar la calidad de los servicios mediante análisis de conversaciones, métricas de
atribución y entrenamiento iterativo de los modelos de IA.
6. Cumplir obligaciones legales, fiscales y contractuales aplicables.
7. Realizar actividades de auditoría, control de calidad y prevención de fraude.
8. Enviar comunicaciones operativas, comerciales o informativas relacionadas con el
servicio prestado, siempre que medie consentimiento o relación contractual previa.
---
6. Base Legal del Tratamiento
El tratamiento de datos por parte de Grupo821 se basa en una o más de las siguientes
bases legítimas:
• Consentimiento expreso, otorgado por el titular al iniciar conversación con un
agente de IA de Grupo821 o al diligenciar formularios.
• Ejecución contractual, cuando el tratamiento es necesario para prestar el servicio
solicitado.
• Cumplimiento de obligación legal, cuando una norma exige el tratamiento.
• Interés legítimo, para mejorar la calidad de los servicios, prevenir fraude y
proteger la seguridad de los sistemas.
---
7. Encargo del Tratamiento y Transferencias
7.1 Naturaleza del encargo
Grupo821 actúa como Encargado del Tratamiento cuando opera los agentes de IA en nombre
de sus clientes corporativos. La relación entre Grupo821 y sus clientes está regulada
por contratos de prestación de servicios y acuerdos de tratamiento de datos que
garantizan la cadena de cumplimiento normativo.
7.2 Transferencias y transmisiones
Los datos pueden ser compartidos con:
• El cliente corporativo de Grupo821 al que pertenece la conversación comercial, en
cumplimiento de los acuerdos contractuales suscritos.
• Proveedores de tecnología que actúan como subencargados, bajo cláusulas contractuales
de confidencialidad y seguridad equivalentes a esta política. Entre ellos:
- Meta Platforms, Inc. (operador de WhatsApp Business Cloud API)
- OpenAI, Inc. (procesamiento de modelos de lenguaje)
- Airtable, Inc. (gestión de CRM)
- n8n GmbH (orquestación de flujos)
- Redis Ltd. (memoria conversacional temporal)
- Google LLC (Google Workspace)
• Autoridades competentes, cuando exista requerimiento legal expreso.
7.3 Transferencias internacionales
Algunos subencargados están ubicados fuera de Colombia. Grupo821 garantiza que estos
proveedores cumplen con estándares de protección de datos equivalentes o superiores a
los exigidos por la Ley 1581 de 2012, incluyendo certificaciones internacionales como
SOC 2, ISO 27001 y cumplimiento GDPR.
---
8. Derechos del Titular
Conforme al Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos tiene derecho a:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en cualquier momento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por
infracciones a la normativa.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
---
9. Procedimiento para Ejercer los Derechos
El titular puede ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo:
Asunto: "Solicitud de Habeas Data – [Tipo de solicitud]"
Información mínima a incluir:
• Nombre completo
• Documento de identidad
• Descripción clara de la solicitud
• Datos de contacto para respuesta
Tiempos de respuesta:
• Consultas: máximo 10 días hábiles.
• Reclamos: máximo 15 días hábiles.
---
10. Tiempo de Conservación
Grupo821 conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para
cumplir las finalidades descritas, salvo que exista obligación legal de conservación
mayor.
Los datos conversacionales con agentes de IA podrán conservarse hasta por *5 años*
con fines de auditoría, mejoramiento continuo del servicio y cumplimiento de obligaciones
contractuales con el cliente corporativo.
Al finalizar el período de conservación o cuando se reciba solicitud válida de supresión,
los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.
---
11. Medidas de Seguridad
Grupo821 implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger
los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado,
incluyendo:
• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo, cuando aplica.
• Acceso restringido por roles y autenticación multifactor.
• Auditoría periódica de logs y eventos de seguridad.
• Aislamiento multi-tenant entre clientes corporativos.
• Acuerdos de confidencialidad con todo el personal y proveedores.
---
12. Cookies y Tecnologías Similares
El sitio web https://www.grupo821.com puede utilizar cookies técnicas, analíticas y de
funcionalidad para mejorar la experiencia del usuario. El usuario puede configurar su
navegador para rechazarlas, aunque ello puede limitar la funcionalidad del sitio.
---
13. Modificaciones a Esta Política
Grupo821 se reserva el derecho de modificar esta política para adaptarla a cambios
legales, tecnológicos o de negocio. Toda modificación será publicada en
https://www.grupo821.com/privacidad con su fecha de actualización. Los cambios
sustanciales serán comunicados a los titulares por los medios disponibles.
---
14. Aceptación
Al iniciar una conversación con un agente de IA de Grupo821 a través de WhatsApp u
otros canales, al diligenciar formularios en nuestro sitio web o al contratar nuestros
servicios, el titular declara haber leído, comprendido y aceptado esta Política de
Tratamiento de Datos Personales y Privacidad.
---
Grupo821 SAS
NIT 901.805.099-2